Si tienes una empresa con empleados en Estados Unidos, octubre es el momento de revisar tus registros de nómina. El Formulario 941 del tercer trimestre de 2026 tiene como fecha límite general el 2 de noviembre de 2026. No esperes hasta el último día para descubrir diferencias entre los reportes de payroll, los depósitos de impuestos y tu contabilidad.
¿Qué es el Formulario 941 y quién debe presentarlo?
El Formulario 941 (Employer’s Quarterly Federal Tax Return) se utiliza, en general, para informar salarios, impuestos federales sobre la renta retenidos y los impuestos de Seguro Social y Medicare del empleador y los empleados. Muchos empleadores lo presentan cada trimestre, incluso en ciertos períodos sin impuestos que informar; existen excepciones, como determinados empleadores estacionales o quienes presentan el Formulario 944 por indicación del IRS.
Fechas clave del tercer trimestre de 2026
- Del 1 de julio al 30 de septiembre: período de salarios que cubre el trimestre.
- 2 de noviembre de 2026: fecha límite general para presentar el Formulario 941 del tercer trimestre; el 31 de octubre cae sábado.
- 10 de noviembre de 2026: fecha extendida de presentación para empleadores que depositaron oportunamente y en su totalidad los impuestos requeridos del trimestre.
Importante: el plazo adicional para presentar no cambia los vencimientos de los depósitos de impuestos de nómina. Estos dependen de las reglas de depósito aplicables a cada negocio.
Qué revisar en QuickBooks antes de presentar el 941
- Reportes de nómina: comprueba que los salarios del trimestre y las retenciones coincidan con los registros del proveedor de payroll.
- Impuestos por pagar: revisa los saldos de payroll tax liabilities y distingue lo devengado de lo efectivamente pagado.
- Depósitos al IRS: coteja importes y fechas con los comprobantes bancarios y los registros del sistema de pago de impuestos.
- Conciliaciones bancarias: identifica cargos duplicados, pagos sin registrar y transacciones mal categorizadas.
- Ajustes y correcciones: documenta diferencias antes de presentar. Si necesitas corregir un 941 ya presentado, el IRS indica utilizar el Formulario 941-X.
Errores frecuentes que pueden costar dinero
Registrar pagos de payroll como gastos sin separar salarios, retenciones y obligaciones; confundir el pago neto al empleado con el costo total de nómina; omitir depósitos o duplicar movimientos bancarios; y confiar en un informe sin contrastarlo con los registros de nómina son errores comunes. Presentar tarde o depositar impuestos fuera de plazo puede generar penalidades.
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Fuentes oficiales
Contenido informativo actualizado al 8 de octubre de 2026. Los requisitos dependen de las circunstancias de cada empleador; consulta con tu asesor de impuestos o payroll para determinar tus obligaciones específicas.
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